Calendario Power BI

Calendario Power BI: como crear análisis basados en fechas

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El software Microsoft Power BI nos permite crear tablas de calendario para analizar fechas o periodos basados en días, meses o años, entre otros intervalos de tiempo. Esta función es realmente útil, por ejemplo, para poder cruzar datos anuales, como pueden ser el volumen de ventas, el porcentaje de crecimiento, la evolución de la demanda y un largo etcétera…

Esta tabla se puede vincular, además, con otras tablas. De esta manera, el filtro de fecha puede ser común a más de un informe de datos, permitiéndonos filtrar de manera optimizada y facilitando notablemente la navegabilidad del informe. Esto nos permite visualizar la información integral relativa a un periodo de tiempo concreto.

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La tabla de calendario de Power Bi presenta importantes ventajas para tus informes. A continuación, te mencionamos algunas de ellas.

• Relaciones de tablas en base al calendario: A menudo tenemos varias tablas de datos a analizar y sus fechas tienen relación entre sí. Podríamos, por ejemplo, tener un análisis de ventas en una tabla y las visitas comerciales en otra. Lo ideal sería disponer de una tabla de calendario independiente que nos permitiese cruzar la relación entre ventas y visitas en un periodo de tiempo común.




• Filtro de tiempo común:Si disponemos de varias tablas relacionadas, será imprescindible usar un filtro de fechas que nos permita comparar todas las tablas a la vez.




• Añadir más atributos de fecha: El Auto Date-Time de Power BI crea una jerarquía Año-Trimestre-Mes-Fecha, que en algunos casos resulta suficiente. Pero, ¿y si queremos ir más allá? ¿Qué pasa si necesitamos analizar los datos por semestre? Para ello necesitaremos una columna personalizada, que podremos crear de manera sencilla en nuestra tabla calendario.




• Características de negocio en tabla fechas: En algunos países el año natural (enero-diciembre) no coincide con el ejercicio del negocio. Por otro lado, puede que necesitemos distinguir los festivos nacionales y locales para contextualizar mejor la información. Todos estos datos deberían estar en tu tabla de datos temporales y con Auto Date-Time no la tendrás.

Crear tablas de calendario en Power BI no es difícil, pero es importante trabajar con precisión para que el modelo de datos funcione a la perfección y no nos devuelva errores.

Existen varias alternativas para crear tablas de calendario en Power BI. Podrías crear tu calendario desde el editor de Power Query en M o a través del lenguaje de programación DAX (Data Analysis Expressions), desde la propia interfaz de Power BI. Para ella utilizaremos las funciones CALENDAR O CALENDARAUTO.

Para crear una tabla calendario desde Power BI debemos seguir los siguientes pasos:

1 – En el menú MODELADO, hacemos click en el botón Nueva Tabla. Llamaremos a la nueva tabla Calendario y en el campo de fórmula escribiremos la siguiente expresión:

Calendario = CALENDAR(MIN(‘Ventas’[Fecha]);TODAY())

Dónde Ventas[Fechas], serán valores que irán cambiando según el modelo correspondiente de esos datos en cada empresa.

Esta fórmula creará nuestra tabla incorporando una única columna denominada FECHA, ordenando las filas desde la fecha más antigua hasta la fecha más actual.

También podemos utilizar CALENDARAUTO. Esta función creará un rango de fechas de forma automática, de entre todos las que se encuentren almacenadas en la BBDD. Se puede utilizar para poder visualizar años completos o ejecutar un recálculo de fechas en las tablas.

2 – Cuando hayamos creado la tabla, procederemos a definirla como tabla de fechas. En las “Herramientas de tablas” seleccionaremos la opción “Marcar como tabla de fechas” y a continuación, “Marcar como tabla de fechas”.

3 – Podemos añadir nuevas columnas con diferentes formatos de fecha a nuestra tabla calendario. Es decir, podríamos añadir una columna únicamente para especificar el año, otra para especificar el mes, otra para especificar el día, otra para especificar el semestre, etcétera. Esta clasificación nos permitirá hacer análisis segmentados atendiendo a variables específicas cuando sea requerido. Estas son las expresiones que deberás utilizar para añadir las columnas:

• Año = YEAR(‘Calendario’[Fecha])

• Mes = MONTH(‘Calendario’[Fecha])

• Día = DAY(‘Calendario’[Fecha])

• Semestre= ROUNDUP(‘Calendario’[Mes]/6;0)

• Cuatrimestre = ROUNDUP(‘Calendario’[Mes]/4;0)

• Trimestre = ROUNDUP(‘Calendario’[Mes]/3;0)

• Semana = WEEKNUM(‘Calendario'[Fecha])

Se trata de una tabla dinámica. Podrás añadir a tu tabla tantas columnas como desees y necesites.

Lo cierto es que la tabla de calendario o de fechas nos permitirá calcular todo lo relativo a valores temporales, de manera sencilla y con una precisión muy potente.

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